tagiNet
Die webbasierte Administrationslösung für Kitas, Horte und Tagesfamilien
tagiNet ist eine weitverbreitete und flexibel konfigurierbare Software für Kinderkrippen, Kindertagesstätten (Kitas), Tagesheime, Horte und Tageselternvereine, mit der Sie Ihre administrativen Arbeiten auf einer modernen webbasierten Oberfläche erledigen. Ihre Daten sind zentral und unter Vermeidung von mehrfacher Datenhaltung auf unserem Server gespeichert und alle Ihre Benutzer können jeweils auf die aktuellen, individuell aufbereiteten Daten zugreifen. Erzeugen Sie die für planerische und strategische Entscheide benötigten Auswertungen und Übersichten jederzeit per Knopfdruck.
tagiNet wird zurzeit in rund 400 Kundeninstallationen für familienergänzende und schulergänzende Tagesbetreuung in den Kantonen AG, BE, BL, BS, LU, SG, SO, SZ, TG, ZG und ZH eingesetzt. Diverse kantonale oder kommunale Statistiken sind in tagiNet standardmässig abgebildet.
tagiNet verwenden Sie ganz ohne Installation einer Software. Arbeiten Sie zuhause oder in Ihrer Kita an einem Computer oder Tablet. Es spielt keine Rolle, ob Sie Windows oder Macintosh OS X verwenden. Das tägliche Backup wird durch uns erledigt. Kurz, Sie nutzen die Vorteile einer ausgereiften Software, ohne sich um technische Belange kümmern zu müssen.
tagiNet im Überblick
Einsatz in verschiedenen Beutreuungseinrichtungen
tagiNet ist für die verschiedenen Kundengruppen wie Krippen/Kitas, Horte/Mittagstische, sowie Tagesfamilien optimiert und lässt sich dazu unterschiedlich konfigurieren:
Kitas und Krippen
Kitas und Krippen haben meist regelmässige Belegungen und verrechnen diese grösstenteils als Monatspauschalen (zuzüglich Zusatztagen und sonstigen Leistungen). tagiNet unterstützt diesen Prozess vollständig und erstellt Elternrechnungen, Subventionsstatistiken und verschiedenartige Belegungs- und Auslastungspläne.
Horte und Mittagstische
Mittagstische, schulergänzende Tagesstrukturen und Horte gehen normalerweise von fest reservierten Belegungen aus; teilweise werden für die Rechnungsstellung an Stelle von Monatspauschalen jedoch die tatsächlich belegten Belegungen tageweise aufsummiert. Hierbei sind Änderungen an der Belegung (Zusatztage, Rabatte) relativ häufig. All diese Prozesse werden von tagiNet unterstützt.
Tagesfamilien
Bei Tagesfamilien-Organisationen werden die bezogenen Leistungen (wie Betreuungsstunden, Mahlzeiten, Infrastrukturspesen, etc.) meist einzeln den abgebenden Eltern weiterverrechnet. tagiNet unterstützt diesen Abrechnungs-Prozess komplett inklusive der automatischen Lohnabrechnung der Tageseltern. Durch den webbasierten Ansatz von tagiNet ist es zudem möglich, dass die Tageseltern Ihre monatlichen Arbeitsrapporte direkt in tagiNet erfassen und danach eine effiziente Weiterverarbeitung durch die Geschäftsstellen möglich ist.
Detaillierter Funktionsumfang
Kinder- und Elterndaten
Personendaten
tagiNet liegt eine moderne und leistungsfähige Datenbank zugrunde, welche es erlaubt, die Daten sauber strukturiert und ohne Doppelspurigkeiten zu speichern. Die Verwaltung der Stammdaten geschieht über einfache Erfassungsmasken.
Zusätzlich können Sie zu allen Personen auch Dokumente / Dateien ablegen, welche in der Cloud verschlüsselt abgelegt werden.
Kinderdaten
Unter Kinderdaten erfassen Sie die für die Kinder relevanten Stamm-Daten (Namen, Geburtstag, Geschlecht) und weisen dem Kind die dazugehörigen Eltern, Kinderärzte und ggf. Kindergärten und Schulen zu. Auch komplexe Familienverhältnisse, wie sie im heute oft auftreten, können mit tagiNet übersichtlich abgebildet werden. Wichtige Informationen wie Notfallkontakte, Allergien und ausführliche Texte zur familiären Situation des Kindes können hier ebenso hinterlegt werden.
Elterndaten
Sie können alle in Ihrer Organisation wichtigen Stammdaten über einfache Erfassungsmasken eingeben und bearbeiten. Die Elterndaten werden in tagiNet unabhängig von den Kindern verwaltet, so dass diese Daten für Geschwister nicht ein zweites Mal eingegeben werden müssen. Bei Bedarf kann zusätzlich zur Korrespondenz-Adresse der Eltern auch abweichende Rechnungsadresse hinterlegt werden.
Personaldaten/Tageseltern-Daten
Bei tagiNet für Tagesfamilien-Organisationen oder im Erweiterungsmodul Personal verwalten Sie zusätzlich die Grunddaten Ihrer Angestellten. Sie hinterlegen dort Angaben wir Arbeitsbewilligung, letzte Ausbildungen und natürlich die Adress- und weiteren Kontaktangaben.
tagiNet bietet eine benutzerfreundliche Bedienung ohne langwierige Lernkurve. Sämtliche Daten werden ohne Redundanz erfasst. Ihre Benutzer können jederzeit auf die aktuellen, individuell aufbereiteten Daten zugreifen.
Beitragsverwaltung / Rechnungsstellung
Tarifreglement
Die Beitragsverwaltung ermöglicht die einfache und übersichtliche Verwaltung der Elternbeiträge. Im tagiNet bilden wir zur Zeit 300 verschiedene Reglemente ab. Gerne überprüfen wir für Sie, ob
Ihr individuelles Tarifreglement in tagiNet integriert werden kann, so dass Sie zur Berechnung der Elternbeiträge nur die jeweiligen Kennzahlen wie z.B. die Elterneinkommen, Geschwisterrabatte, und die Belegung erfassen müssen.
Zusatzbelegungen, Rabatte und variable Beiträge
Zusätzlich zur festen Belegung können in tagiNet auch Rabatte und Zusatzbelegungen erfassen werden, welche automatisch in der Rechungsstellung berücksichtigt werden. Zudem können Sie auch einmalige oder ausserordentliche Beiträge im System erfassen.
Rechnungsstellung
tagiNet kann aufgrund der diversen beitragsrelevanten Daten (Monatsbeitrag, Zusatztage, etc.) automatische Rechungen (inkl. angehängtem ESR-Einzahlungsschein) erstellen. Mit dem Rechnungszusammenzug erhalten Sie einen Überblick über sämtliche pro Monat gestellten Rechnungen und generieren Sie die Rechnungen aller Familien als PDF. Die Rechnungen können bei Bedarf auch automatisch mittels E-Mail den Eltern zugestellt werden.
Zahlungskontrolle
Die Zahlungskontrolle ermöglicht die übersichtliche Administration der durch die Eltern oder Sozialämter erfolgten Zahlungen. Dabei wird für jeden Vertragspartner ein eigenes Konto geführt, welches Teilzahlungen und Vorauszahlungen ermöglicht. Werden ESR-Einzahlungsscheine benutzt, so kann die Erfassung der Elternzahlungen auch vollständig automatisiert erfolgen.
Die Elternbeiträge werden automatisch berechnet und erfolgte Zahlungen können direkt eingelesen werden. Ihre Zahlungs- kontrolle wird dadurch stark vereinfacht.
Belegungsübersicht
Belegungspläne
Die hinterlegten Belegungen und Zusatzbelegungen der Kinder können in verschiedenen Belegungsplänen ausgegeben werden. So gibt es Monatspläne, Wochenpläne, Tagespläne, Absenzenkontrollblätter, Pläne mit exakten Bring- und Holzeiten und Modul-Belegungspläne. Übersichtliche Listen mit täglichen Anwesenheitszeiten erleichtern die Arbeit auf der Gruppe.
Planungsübersichten
Die Belegungsinformationen können auch in verschiedenen Arten in langfristigen Belegungsplänen ausgegeben werden. Grafische Hilfsmittel und monatliche und tägliche Auslastungszahlen helfen Ihnen eine optimale Belegung/Auslastung zu planen.
Statistiken
Aufgrund der hinterlegten Belegung können auch Statistiken erstellt werden. Zum Einen helfen Ihnen diverse Auslastungs-Statistiken bei der Steuerung Ihrer Institution. Zum Anderen verfügt tagiNet über einige spezielle Statistiken,die im Zusammenhang mit Subventionierungen verlangt werden (z. B.: Präsenzkontrolle BSV)
Sie werten die erfassten Belegungen auf zahlreichen Belegungs- plänen, Auslastungs- und Subventionsstatistiken aus. Eine Mehrfach- erfassung ist dazu nicht notwendig.
Listen
Allgemeine Listen
Die zentrale Datenbank im tagiNet erlaubt es Ihnen, jederzeit diverse aktuelle Listen zu erstellen. Per Knopfdruck erzeugen Sie Telefonlisten, Gruppenlisten, Kinderlisten, Elternlisten, Gruppenpläne, Adresslisten und Adressetiketten.
Spezielle Listen
Die Liste der Mutationen sowie Eintritts- und Austritts-Listen lassen sich für einen beliebigen Zeitraum erstellen, so dass Sie Ihre Mitarbeiter einfach über Neueintritte, Austritte und Belegungsänderungen informieren können. Geburtstagslisten, Foto-Listen und eine Liste der ehemaligen Kinder können ebenso abgerufen werden.
Flexible Listen
Erstellen Sie frei zusammenstellbare Listen aus den aktuellen Kinder- und Elterndaten. Dabei können Sie selber angeben, welche Spalten die Liste enthalten, nach welchen Spalten sortiert werden soll und ob die Liste zusätzlich gefiltert wird.
Listen-Exporte
tagiNet erlaubt den Export jeder beliebigen Liste in eine PDF- oder Excel-Datei. Drucken Sie die Listen in eine PDF-Datei oder exportieren Sie diese in eine Excel-Datei zur Weiterbearbeitung. Die Datenbasis für Serienbriefe in MS Word ist damit immer aktuell.
Erstellen Sie auf Knopfdruck zahlreiche Listen, sowohl für die ganze Institution, wie auch für einzelne Kindergruppen. Ein Export nach Excel und PDF ist überall vorhanden.
Formulare
Standard-Formulare im PDF
Sie können auf Knopfdruck diverse Formulare, Verträge und Vereinbarungen im PDF-Format erstellen. Dies umfasst z.B . Kinderpersonalienblätter, Notfallblätter, Belegungsbestätigungen, Zahlungsbestätigung für Steuerzwecke. Diese Standard-PDF-Formulare können Ihre Briefvorlagen-Elemente (Logo, Fusszeile, etc) beinhalten.
Kundenspezifische Formulare als Word-Dokument
Zusätzlich zu den Standard-Formularen im PDF-Format können wir für Sie kundenspezifische Formulare als Word-Dokumente hinterlegen. tagiNet verfügt über eine grosse Auswahl an vordefinierten Platzhaltern, so dass es einfach möglich ist, Ihre bestehenden Betreuungsverträge, Kündigungsbestätigungen, etc. in tagiNet zu integrieren.
Automatisch erstellte Dokumente wie Betreuungsverträge, Notfallblätter und Zahlungsbestätigungen erleichtern Ihren administrativen Aufwand stark.
Kommunikation
E-Mail
Mit der integrierten E-Mail-Funktion können Sie auf einfache Art und Weise E-Mails an alle Eltern, Eltern einer Gruppe, Eltern auf der Warteliste oder an Ihre Tagesfamilien und Angestellte senden. Das Archiv listet die bereits versendeten Eltern-Mails auf.
Briefe
Mit tagiNet können Sie ohne grossen Aufwand Einzel- und Serienbriefe an die Eltern verfassen. Die Briefe werden in tagiNet abgelegt und können mit einer Schnellsuche einfach wiedergefunden werden. Die Briefe werden als PDF in ihrem üblichen Briefpapier-Layout erstellt.
Sie können die Eltern können rasch und unkompliziert per E-Mail anschreiben. Eine separate E-Mail-Adressdatenbank ist nicht mehr nötig.
Tagesfamilien
Tagesfamilien
Wird tagiNet in Tagesfamilien-Institutionen eingesetzt, gibt es einige zusätzliche Funktionalitäten, wie die Arbeitsrapport-Erfassung durch die Tagesfamilien und der Lohnabrechnung der Tagesfamilien durch die Geschäftsstelle.
Arbeitsrapporte
Bei Tagesfamilien-Organisationen wird den Eltern überlicherweise nicht eine reservierte Belegung verrechnet, sondern es werden die tatsächlich bezogenen Angebot exakt verrechnet. In tagiNet ist es möglich, dass die Tageseltern den dazu notwendigen Arbeitsrapport pro Tageskind voll elektronisch via Internet abliefern, so dass die Geschäftsstelle nur noch die Schlussverrechnung machen muss
Lohnabrechnung
Die unter den Arbeitsrapporten erfassten Leistungen werden nicht nur den abgebenden Eltern in Rechnung gestellt; es wird aus den gleichen Arbeitsrapport-Daten zugleich die Lohnabrechnung für die Tageseltern erstellt. Die detaillierte Erfassung erfolgt durch die Tageseltern selbst und die Geschäftsstelle prüft die vorerfassten Leistungen nur noch und startet danach die Verrechnung
Der komplette Prozess von der Stundentarif-Berechnung, der Arbeitsrapport-Erfassung, der Erstellung der Elternrechnung und der Lohnabrechnung ist vollumfänglich abgedeckt.
Zusatzmodul Buchhaltung
Buchhaltung
Sie haben einen externen Buchhalter oder Revisor? Kein Problem, er kann von seinem Arbeitsplatz oder von zu Hause aus auf Ihre Buchhaltung zugreifen. Dies spart Ihnen Zeit und Kosten.
Das Buchhaltungsmodul implementiert eine einfach zu bedienende doppelte Buchhaltung. Bei Bedarf ist es für unerfahrene Buchhaltungs-Benutzer auch möglich, die wesentlichen Buchungen auf einer einfachen Kassa-/Bankkonto-Buch-Maske zu erfassen.
Das Buchhaltungsmodul implementiert eine einfach zu bedienende doppelte Buchhaltung. Bei Bedarf ist es für unerfahrene Buchhaltungs-Benutzer auch möglich, die wesentlichen Buchungen auf einer einfachen Kassa-/Bankkonto-Buch-Maske zu erfassen.
Koppelung der Buchhaltung an tagiNet
Die Eltern-Zahlungskontrolle in tagiNet kann optional mit unserer Finanz-Buchhaltung gekoppelt werden. Dabei werden Zahlungseingänge sowohl auf den Kontenblätter der einzelnen Eltern, als auch in Ihrer Buchhaltung verbucht. Dies minimiert den Aufwand und reduziert gleichzeitig Fehlbuchungen.
Funktionen der Buchhaltung
Kontenplan
Journal
Bilanz und Erfolgsrechnung
Kontoauszüge
Intuitive Buchungsverwaltung
PDF-Export der gesamten Buchhaltung
PDF-/Excel-Export einzelner Kontoauszüge
PDF-/Excel-Export der Bilanz/Erfolgsrechnung
Journal
Bilanz und Erfolgsrechnung
Kontoauszüge
Intuitive Buchungsverwaltung
PDF-Export der gesamten Buchhaltung
PDF-/Excel-Export einzelner Kontoauszüge
PDF-/Excel-Export der Bilanz/Erfolgsrechnung
Das Modul Buchhaltung ermöglicht den berechtigten Personen verschiedene Tätigkeiten vom einfachen Erfassen von Buchungen, Erstellen von Kontoauszügen bis zur Erzeugung der Bilanz- und Erfolgsrechnungen.
Zusatzmodul Personalwesen
Grunddaten und Listen
Mit dem Personalmodul von tagiNet verwalten Sie neben den Kinder- und Vertragspartnerdaten auch die Grunddaten des Personals (wie Adresse, E-Mail, Ausbildung, Funktion, etc. ). Diese Daten können in verschiedenen Listen und Formularen verwendet werden. Ebenso ist es möglich, per E-Mail mit den Angestellten zu kommunizieren.
Arbeitspläne
tagiNet stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, die Arbeitspläne auf einer grafischen Kalenderdarstellung zu erfassen und auf diversen Übersichten auszugeben. Anpassungen an den Arbeitsplänen wie z.B. Schichtwechsel lassen sich mittels Drag-and-drop einfach vornehmen.
Stundenkontrolle
Die Ferien- und Überstundenkontrolle kann nach Erfassung der Ist-Arbeitszeiten einfach und automatisch durchgeführt werden. Mit Hilfe verschiedener Übersichten behalten Sie immer den Überblick über Feriensaldi und Überzeit von allen Ihren Angestellte.
Die vorhandene Stundenkontrolle ermöglicht die automatische Berechnung von Überstunden und Ferientagen Ihrer Mitarbeitenden.
Zusatzmodul Planung
Spielwiese zur Planungsoptimierung
Das Planungsmodul hat die Aufgabe provisorische Belegungspläne durch mögliche Neueintritte, potenzielle Austritte oder eventuelle Belegungs- oder Gruppenänderungen in einer „Spielwiese“ darzustellen.
Als Grundlage für die Belegungs-Darstellung wird die tatsächliche Belegung benutzt. Zusätzlich werden in den speziellen Belegungsansichten des Planungstools auch die Einträge des Planungsjournals berücksichtigt. Dies können Kinder mit voraussichtlichen Änderungen (im Planungsjournal erfasst) oder auch Kinder von der Warteliste sein, deren Wunschdaten ebenfalls im Planungsjournal erfasst worden sind.
Das Planungsmodul dient zur langfristigen Planung, bei der mit zukünftigen Kinder-Belegungungen (Ein- und Austritten, Pensen- und Gruppenwechseln) experimentiert werden kann.
Zusatzmodul Eltern-App
Mutation Stammdaten und Anmeldungen
Die Eltern können zusätzliche Kinder anmelden und Ihre bestehenden Kinder- und Eltern-Stammdaten selbständig mutieren. Sämtliche Mutation werden in tagiNet als Antrag behandelt und können durch die Administration einfach akzeptiert oder zurückgewiesen werden.
Mutation Betreuungsverträge (Belegungswünsche)
Die Eltern können mittels Eltern-App Anpassungen an ihrem bestehenden Betreuungsvertrag beantragen. Dieser digitale Prozess zeigt seine Stärke vor allem bei vielen gleichzeitigen Mutationen, wie sie etwa bei einem Semesterwechsel in schulischen Tagesstrukturen vorkommen können.
Anmeldung Zusatztage / Online-Abmeldung
Die Eltern können mittels Eltern-App einmalige Zusatzmodule beantragen oder ihr Kind online abmelden.
Kommunikation
Die Eltern-App ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Eltern und Kita. Die Kita kann dabei einzelne Eltern oder auch mehrere Eltern (z.B. sämtliche Eltern einer Gruppe) gleichzeitig anschreiben, wobei auch der Versand von Attachments möglich ist.
Technologie und individuelles Design
Die Eltern-App bietet kundenspezifische Anpassungsmöglichkeiten wie die Hinterlegung des Kita-Logos, die Anpassung von Texten oder die Ein-/Ausblendung einzelner Funktionalitäten.
Die Eltern-App kann sowohl auf dem Smartphone wie auch im Desktop-Browser als PWA (progressive web app) verwendet werden. Für Apple iOS sowie für Android steht die tagiNet Eltern-App auch als App im jeweiligen Store zur Verfügung.
Mit Hilfe der Eltern-App digitalisieren Sie die administrativen Eltern-Kita-Prozesse.
Zusatzmodul Debitorenrechnung
Debitorenrechnung / Mahnwesen
Bei der Debitorenrechnung handelt es sich um eine «offene-Posten-Buchhaltung». Bei dieser Verrechnungsart werden die Zahlungen den einzelnen Rechnungen zugewiesen, was ein automatisiertes Mahnwesen ermöglicht.
Debitorenrechnung / Rückwirkende Korrekturen
Ändert rückwirkend ein bereits gestellter Monatsbeitrag oder eine andere Rechnungsposition (wie z.B. ein vergessener Zusatztag), so wird auf der kommenden Rechnung die Differenz automatisch in Rechnung gestellt oder vergütet.
Das Zusatzmodul Debitorenrechnung macht rückwirkende Anpassungen an vergangenen Rechnungsperioden zum Kinderspiel.
Dienstleistungen / Hosting
Hosting
Wenn Sie sich für tagiNet entscheiden, kümmern Sie sich nicht mehr um technische Belange.
tagiNet ist eine Webapplikation und läuft daher auf einem Server im Rechenzentrum der Swisscom in Bern/Zürich. Für das Hosting der Applikation, die tägliche Datensicherung und die Applikationspflege wird ein jährlicher Betrag von 30% der Lizenzkosten fällig. Sie erhalten dadurch die jeweiligen Software-Updates, Verbesserungen und Erweiterungen automatisch ausgeliefert.
Dienstleistungen
tagiNet ist so konzipiert, dass Ihre individuellen Bedürfnisse möglichst im System abgebildet werden können. Die folgenden Punkte können bei der Einrichtung individuell angepasst werden:
- Ihre individuelle Beitragsberechnung
- Ihre Briefvorlage, auf der die Formulare gedruckt werden
- Ihre gewohnten Formulare wie Betreuungsvertrag, Kündigungsbestätigung, Belegungsbestätigung, etc.
Der Einrichtungsaufwand wird im Stundenansatz verrechnet. Der Aufwand wird vorab verbindlich per Offerte festgelegt. Typischerweise werden 3-5 Stunden für die Anpassung verwendet. Gerne analysieren wir im Vorfeld Ihr Tarifreglement auf die Kompatibilität mit tagiNet.
- Ihre individuelle Beitragsberechnung
- Ihre Briefvorlage, auf der die Formulare gedruckt werden
- Ihre gewohnten Formulare wie Betreuungsvertrag, Kündigungsbestätigung, Belegungsbestätigung, etc.
Der Einrichtungsaufwand wird im Stundenansatz verrechnet. Der Aufwand wird vorab verbindlich per Offerte festgelegt. Typischerweise werden 3-5 Stunden für die Anpassung verwendet. Gerne analysieren wir im Vorfeld Ihr Tarifreglement auf die Kompatibilität mit tagiNet.
Datenimport
tagiNet verfügt über flexible Importmöglichkeiten mittels Excel-Dateien, um die Grunddaten der Kinder und Eltern aus bereits vorhandenen Programmen zu übernehmen. Die Importschnittstellen stehen unserer Kunden innerhalb der Applikation zur Verfügung. Benötigen Sie Unterstützung beim Datenimport (Datentransformationen, Migrationen) sind wir Ihnen zum Stundensatz gerne behilflich.
Support
Unseren Kunden steht telefonischer oder elektronischer Support per Mail an support@centerboard.ch während der Bürozeiten zu. Dieser ist mit der jährlichen Pauschale abgeglichen. Support vor Ort, Schulungen oder individuelle Spezifikationen werden zum Stundenansatz verrechnet.
Wir kümmern uns ums Technische wie Backups, und Updates. Sie greifen via Internet auf Ihre Installation zu.
Lizenz-Kosten / Offerten
Die Lizenz-Kosten richten sich nach dem Lieferumfang (Basismodul, Buchhaltungsmodul, Personalmodul, Planungsmodul) und der Grösse Ihrer Organisation; dabei werden bei Krippen, Kitas und Horten die Anzahl bewilligter Betreuungsplätze als Grösse benutzt, bei Tagesfamilien-Organisationen die Anzahl der aktiv betreuten Kinder. Gerne erstellen wir Ihnen eine detaillierte Offerte: